Elektronische versus gescannte Unterschrift: Wo liegt der Unterschied?

Wir zeigen Dir in diesem Artikel den Unterschied zwischen einer elektronischen und eingescannten Unterschrift. Auch erfährst Du, wie Du Deinen Workflow beschleunigst und  Dokumente schnell und rechtssicher unterzeichnest.

Die digitale Signatur

Die digitale Signatur ist ein technisches und juristisches Verfahren, dass es Personen ermöglicht, ihre Zustimmung und Annahme von Dokumenten zum Ausdruck zu bringen. Elektronische Signaturen sind rechtlich bindend, da Sie durch die europäische eIDAS-Verordnung geregelt und ist im deutschen Recht durch das Vertrauensdienstegesetz umgesetzt.

Dies bedeutet, dass eine Unterschrift in elektronischer Form bei Streitfällen Geltung besitzt, da sie die folgenden Punkte ermöglicht:

  • Identifizierung oder Authentifizierung des Unterzeichners
  • Erstellung eines Protokolls, welcher als Beweis über die Unterzeichnung gilt
  • Gewährleistung der Integrität des Dokuments und der Unterschrift

Welche Stufen der Unterschiften gibt es?

In der eIDAS Verordnung sind drei Stufen von Unterschriften definiert:

  1. die einfache elektronische Unterschrift
  2. die fortgeschrittene elektronische Unterschrift
  3. die qualifizierte elektronische Unterschrift

Sie unterscheiden sich durch ihr jeweiliges Sicherheitsniveau und die „weniger strengen“ Validierungsschritte in Bezug auf die Identität des Unterzeichners im ersten Fall.

(Die einfache elektronische Unterschrift ist die am häufigsten verwendete Signatur. Sie bietet ein ausreichendes Sicherheitsniveau, um einen Großteil von Dokumenten unterzeichnen zu können.)

Bitte lesen Sie sich unseren Artikel zu den drei Stufen der E-Signatur durch.

Die gescannte Unterschrift

Durch ein Digitalisierungsverfahren (oder Scan) wird eine handschriftliche Unterschrift in einem Papierdokument digitalisiert und in ein Bild umgewandelt (.jpg, .doc, .pdf etc.).

Es gibt mehreren Gründen warum eine gescannte Unterschrift nicht rechtsgültig:

  • Der Unterzeichner kann nicht identifiziert werden
  • Es kann nicht nachgewiesen werden wer das Dokument unterzeichnet hat oder ob es nachträglich manipuliert wurde

Wie sicher ist die gescannte Unterschrift?

Für die Sicherheit bedeutet dies, dass sie leicht gefälscht werden kann.

Jeder kann Deine gescannte Unterschrift, die z.B. auf einem PDF-Dokument angebracht ist, digital kopieren (#SnippingTool). Dass dies nicht rechtens ist, leuchtet ein. Vor Gericht haben eingescannte Unterschriften somit auch keine Beweiskraft, da gescannte Signatur als Kopie angesehen werden und nicht als authentische Unterschrift!

Deshalb ist sie insbesondere für Vertragsprozesse in Unternehmen nicht rechtsgültig.

Zur Erinnerung!

Um Rechtsgültigkeit und ein gutes Sicherheitsniveau zu erhalten, ist die digitale Signatur die einzige gültige Unterschrift.

In der Infografik fassen wir die wichtigsten Unterschiede zusammen