Erfahre wie die TESCAN GmbH mit tegolySIGN ihre Papierprozesse vereinheitlicht.

Herrausforderung

Bis Heute: Ein zeitaufwändiger und uneinheitlicher Prozess mit einer Vielzahl an Papierdokumenten

Die Tescan GmbH, ein führender Hersteller von Scanning Electron Microscopes (SEM), hat es täglich mit vielen unterschiedlichen Papierdokumenten zu tun. Jedes dieser Dokumente muss entweder von eigenen Mitarbeitern oder Kunden unterschrieben werden. Dies wurde in analogen Workflows erledigt, was zeitraubend und teuer war.

Dunja Hellemann, Vertriebsinnendienst bei Tescan, fasste die Situation zusammen:

"Der Prozess war für unser Team äußerst anstrengend. Wir mussten alle Vorgänge manuell im Blick behalten und die Durchlaufzeiten waren oft sehr lang, was auch immer wieder zu Verzögerung auf der Kundenseite geführt hat. Es war klar, dass wir eine effizientere digitale Lösung für das Unterschreiben von Verträgen und Dokumenten benötigten.“

Lösung

Die digitale Unterschrift und Microsoft Teams

Zur Lösung dieser Herausforderung wandte sich Tescan unter anderem an tegoly. Mit tegolySIGN konnte Tescan den Unterschriftenprozess vollständig digitalisieren und die Durchlaufzeiten von teilweise Wochen auf im Schnitt ein bis zwei Tage reduzieren.

Aus Sicht von Tescan war die Implementierung von tegolySIGN ein echter Game-Changer. Herr Oetzel, Marketingmanager, sagt dazu:

"Mit tegolySIGN haben wir endlich eine Lösung gefunden, die es uns ermöglicht, einfach, schnell und kostengünstig all unsere Verträge und Dokumente rechtssicher zu unterschreiben. Besonders die Integration in MS Teams half bei der Einführung und der Akzeptanz im Unternehmen enorm, da wir keinen administrativen Aufwand hatten und sich die Mitarbeiter: innen schnell an die eh schon einfache Bedienung gewöhnt hatten. Wir sehen einen großen Vorteil darin, dass wir unsere Unterschriftenprozesse jetzt genau da verwalten, wo wir sie für gewöhnlich besprechen, nämlich in MS Teams. Das bedeutet keine zusätzlichen Software-Programme und -Fenster, keine Insellösungen und endlich flüssige Prozesse.“

Ergebnis

Verbesserter Workflow und gesteigerte Effizienz

Dank tegolySIGN konnte Tescan die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse deutlich verbessern. Jens Wosinski, IT-Leiter:

“Mit tegolySIGN sparen wir im Monat ca. 5-7 Stunden Arbeit pro Nutzer, das sind insgesamt bis zu 1500€ für Arbeitszeit, entfallende Hardware sowie Porto und Verpackung. Auch die Durchlaufzeiten und die Übersichtlichkeit konnten erheblich verbessert werden, was Kunden und Mitarbeiter: innen sehr zu schätzen wissen. In Zukunft werden alle Verträge und Dokumente nur noch digital unterschrieben, was zu erheblichen Einsparung führen wird. Stellen Sie sich nur einmal den Aufwand vor, wenn sich unsere AGBs für die Kunden einmal ändern und wir von jedem eine schriftliche Bestätigung benötigen.“

Zudem trägt eine digitale Unterschriftenlösung wie tegolySIGN dazu bei, dass die Mitarbeiter von Tescan flexibler arbeiten können, denn Unterschriften können jetzt von überall geleistet und eingeholt werden.

Fazit

Die Erfolgsgeschichte der Tescan GmbH zeigt, dass die Digitalisierung von Unterschriftsprozessen eine spürbare Verbesserung in der Effizienz und der Kundenzufriedenheit bringt.