Customer Success Story
Erfahre wie die Caritas Duisburg mit tegolySIGN ihre Papierprozesse vereinheitlicht.
Die Caritas Duisburg e.V. ist ein katholischer Wohlfahrtsverband und engagiert sich für das Wohl der Menschen in Duisburg und Umgebung. Mit rund 1000 hauptamtlichen Mitarbeiter:innen und ca. 800 Ehrenamtlichen setzt die Caritas Duisburg seit 3 Jahren auf eine Cloud-First Strategie und hier vollständig auf die M365 Produkte von Microsoft.
Herrausforderung
Hunderte Dokumente in verschiedenen Abteilungen müssen pro Jahr unterzeichnet werden.
Vor der Implementierung der Lösung für digitale Signaturen war die Caritas stark auf Papierdokumente angewiesen. Dies verursachte Verzögerungen und erhöhte die Kosten für den Betrieb. Die Caritas erkannte den Bedarf an einem effizienteren System und wandte sich an die tegoly GmbH, einem Unternehmen für digitale Signaturen.
Stephan Voss von der Stabsstelle IT: “Bei der Caritas streben wir eine vollständige Digitalisierung unserer Prozesse an. Hier sind die „analogen“ Papierprozesse, welche alles verlangsamen, die ersten, die wir digitalisieren möchten“.
Sven Gosda (CEO, tegoly): „Als die Caritas an uns herantrat und ihr Problem schilderte, kam uns zugute, dass wir mit unserer integrierten Microsoft Teams App eine Lösung zeigen konnten, die einfach und schnell implementiert ist.“
Die Herausforderungen des Papierkrams vor der digitalen Signaturlösung
Die Caritas sah sich mit mehreren Herausforderungen in Bezug auf ihr Papiersystem konfrontiert. Die große Menge an Papierdokumenten verlangsamte die Prozesse, verursachte Verzögerungen und erhöhte die Kosten. Außerdem hatte die Organisation Schwierigkeiten, Papierdokumente zu verfolgen und zu verwalten, was ein Sicherheitsrisiko darstellte.
50 %
verkürzte Bearbeitungszeit
Lösung
Warum die Caritas sich für die digitale Signaturlösung von tegoly entschied
Der Verband entschied sich für tegolySIGN, weil es durch die Integration in Microsoft Teams sehr schnell von allen Beteiligten im Unternehmen benutzt werden kann. Auch in der Administration stießen die einfache Installation und der geringe Aufwand auf große Zustimmung. Aktuell unterzeichnet ausschließlich der Vorstand digital – eine Ausweitung auf den Gesamtverband ist aber in Planung.
Stephan Voss: „Die Lösung ist einfach zu verwenden und in die bestehende Infrastruktur zu integrieren, so dass sie sich ideal in den Betrieb einfügt.“
Petra Keysers, Mitglied im Vorstand: „Zusätzlich ist die digitale Signaturlösung sicherer als Papierdokumente und verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs.“
Ergebnis
Wie die Caritas die Lösung für digitale Signaturen einsetzen wird
Die Caritas wird tegolySIGN langfristig in allen Abteilungen implementieren. Die Lösung ermöglicht es den Mitarbeitenden dann, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und auszutauschen, wodurch der Bedarf an Papierdokumenten entfällt. Außerdem bietet sich mit tegolySIGN eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten, was Prozesse vereinfacht.
Fazit
Die Implementierung der Lösung von tegoly für digitale Signaturen brachte der Caritas bedeutende Ergebnisse. Die Organisation war in der Lage, ihren Papierverbrauch zu reduzieren und Kosten einzusparen. Darüber hinaus verkürzte sich die Bearbeitungszeit für Dokumente um 50 %. Mit tegolySIGN verbesserte sich auch die Sicherheit der Dokumente und schützte sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.
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