Was kostet eine digitale Unterschrift? Warum tegolySIGN die beste Wahl ist.
Was kostet eine digitale Unterschrift? Warum tegolySIGN die beste Wahl ist.
Die Bedeutung der digitalen Unterschrift in der heutigen Geschäftswelt hat enorm zugenommen, da sie viele Vorteile bietet. Insbesondere die Reduzierung von Papier ist ein wesentlicher Aspekt, da digitale Unterschriften den Einsatz von physischen Dokumenten und handschriftlichen Unterschriften überflüssig machen.
Dadurch werden nicht nur Kosten gespart, sondern auch Ressourcen geschont. Ein Unternehmen, das eine effektive Lösung für die digitale Unterschrift anbietet, ist tegolySIGN. tegolySIGN ermöglicht es Benutzern, Dokumente sicher und rechtsgültig digital zu unterschreiben. Dadurch können Unternehmen Zeit und Geld sparen. tegolySIGN bietet zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es selbst technisch unerfahrenen Benutzern ermöglicht, die digitale Unterschrift problemlos zu nutzen. Darüber hinaus sorgt die Lösung für eine hohe Sicherheit und Vertraulichkeit der unterschriebenen Dokumente.
Inhalt
Definition: Digitale Signatur
Die elektronische Signatur, die auf asymmetrischen Kryptoalgorithmen beruht, wird als digitale Signatur bezeichnet. Der private Schlüssel ist hierbei der einzige Weg, um die digitale Signatur zu erstellen, während der öffentliche Schlüssel von jedem genutzt werden kann, um sie zu prüfen.
Kosten der digitalen Unterschrift
Die Kostenanalyse ist wichtig, um die wirtschaftliche Tragfähigkeit und Rentabilität der Implementierung und Nutzung einer digitalen Unterschrift zu beurteilen. Durch die Identifizierung und Bewertung aller relevanten Kosten können Unternehmen fundierte Entscheidungen über die Einführung der Technologie treffen.
Die Gesamtkosten für die Implementierung und Nutzung einer digitalen Unterschrift setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Zu den Kosten gehören zunächst einmal die Anschaffungskosten für die entsprechende Software oder Plattform. Diese können je nach Anbieter und Funktionsumfang stark variieren.
Darüber hinaus fallen auch Kosten für Installation, Konfiguration und Integration der Software an. Dies beinhaltet die Einrichtung der digitalen Unterschriftenplattform in das bestehende IT-System des Unternehmens. Es können zusätzliche Ressourcen wie IT-Personal oder externe Dienstleister erforderlich sein, um diese Aufgaben durchzuführen.
Eine weitere wichtige Komponente der Kostenanalyse ist die Schulung der Mitarbeiter. Um die digitale Unterschrift korrekt und effizient nutzen zu können, müssen die Mitarbeiter geschult werden. Die Schulungskosten umfassen die Vorbereitung und Durchführung von Schulungen sowie eventuelle Schulungsunterlagen.
Zudem können auch laufende Kosten wie Lizenzgebühren, technischer Support und Wartung anfallen. Diese Kosten können je nach Anbieter und vereinbartem Service-Level unterschiedlich ausfallen.
Neben den direkten Kosten gibt es auch indirekte Kosten, die im Rahmen der Kostenanalyse berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören beispielsweise die Zeit und Ressourcen, die für die Umstellung und Anpassung von Prozessen und Workflows auf die Nutzung der digitalen Unterschrift benötigt werden. Außerdem können Qualitätssicherungsmaßnahmen erforderlich sein, um die Integrität und Authentizität der digitalen Signaturen sicherzustellen.
Kosten Fazit
Es ist wichtig auf eine schlanke und schnelle Lösung zu setzten, da sonst die Kosten sehr schnell explodieren. Deswegen haben wir eine Lösung entwickelt, die mit MS Teams bzw. dem Microsoft 365 Zugang ein kollaboratives Nutzererlebnis bietet. Damit werden sehr viele sicherheitstechnische Hürden genommen und ist mit nur sehr wenig Aufwand in das eigene Unternehmen integriert. Kosten wie Installation und Konfiguration sind auf ein Minimum reduziert, da die Anwendung in 5 Minuten installiert ist. Schulung ist bei tegoly immer inklusive bzw. durch das intuitive Nutzererlebnis sehr schnell selbsterklärend. Eine Einarbeitung der Mitarbeiter ist in max. 15 Minuten erledigt. Garantiert!
Auch die Folgekosten, wie Wartung oder Updategebühren, sind bei uns einfach und transparent. Es gibt sie nicht! Eben eine echte SaaS Lösung.
Einsparpotential der digitalen Unterschrift
Die Kostenanalyse sollte auch potenzielle Einsparungen berücksichtigen, die durch die Nutzung digitaler Unterschriften erzielt werden können. Hierzu zählen zum Beispiel Einsparungen bei Papier und Druckkosten, Porto, Lagerung und Archivierung von Dokumenten sowie Zeitgewinne bei der Bearbeitung von Verträgen und anderen Dokumenten.
Indem alle diese Kostenfaktoren erfasst und bewertet werden, können Unternehmen die Gesamtkosten für die Implementierung und Nutzung einer digitalen Unterschrift realistisch einschätzen und eine fundierte Entscheidung treffen.
Hier findest du unseren ROI (Return of Invest) Rechner, welcher Dir genau Dein Einsparpotential mit der digitalen Unterschrift von tegolySIGN anzeigt.
Gescannte Unterschrift versus elektronische Unterschrift: Kosten und Rechtssicherheit
Die gescannte Unterschrift
Durch ein Digitalisierungsverfahren (oder Scan) wird eine handschriftliche Unterschrift in einem Papierdokument digitalisiert und in ein Bild umgewandelt (.jpg, .doc, .pdf etc.).
Es gibt mehreren Gründen warum eine gescannte Unterschrift nicht rechtsgültig:
- Der Unterzeichner kann nicht identifiziert werden
- Es kann nicht nachgewiesen werden, wer das Dokument unterzeichnet hat oder ob es nachträglich manipuliert, wurde
Wie sicher ist die gescannte Unterschrift?
Für die Sicherheit bedeutet dies, dass sie leicht gefälscht werden kann.
Jeder kann Deine gescannte Unterschrift, die z.B. auf einem PDF-Dokument angebracht ist, digital kopieren (#SnippingTool). Dass dies nicht rechtens ist, leuchtet ein. Vor Gericht haben eingescannte Unterschriften somit auch keine Beweiskraft, da gescannte Signatur als Kopie angesehen werden und nicht als authentische Unterschrift!
Deshalb ist sie insbesondere für Vertragsprozesse in Unternehmen nicht rechtsgültig.
Die digitale Signatur
Die digitale Signatur ist ein technisches und juristisches Verfahren, dass es Personen ermöglicht, ihre Zustimmung und Annahme von Dokumenten zum Ausdruck zu bringen. Elektronische Signaturen sind rechtlich bindend, da Sie durch die europäische eIDAS-Verordnung geregelt und ist im deutschen Recht durch das Vertrauensdienstegesetz umgesetzt.
Dies bedeutet, dass eine Unterschrift in elektronischer Form bei Streitfällen Geltung besitzt, da sie die folgenden Punkte ermöglicht:
- Identifizierung oder Authentifizierung des Unterzeichners
- Erstellung eines Protokolls, welcher als Beweis über die Unterzeichnung gilt
- Gewährleistung der Integrität des Dokuments und der Unterschrift
Welche Stufen der Unterschiften gibt es?
In der eIDAS Verordnung sind drei Stufen von Unterschriften definiert:
- die einfache elektronische Unterschrift
- die fortgeschrittene elektronische Unterschrift
- die qualifizierte elektronische Unterschrift
Sie unterscheiden sich durch ihr jeweiliges Sicherheitsniveau und die „weniger strengen“ Validierungsschritte in Bezug auf die Identität des Unterzeichners im ersten Fall.
(Die einfache elektronische Unterschrift ist die am häufigsten verwendete Signatur. Sie bietet ein ausreichendes Sicherheitsniveau, um einen Großteil von Dokumenten unterzeichnen zu können.)
Bitte lesen Sie sich unseren Artikel zu den drei Stufen der E-Signatur durch.
In der Infografik fassen wir die wichtigsten Unterschiede zusammen
Kosten Fazit zur gescannten Unterschrift
Die eingescannte Unterschrift stellt die kostengünstigste Lösung dar. Sie ist einfach umzusetzen, leicht zu kopieren und kann in jedes Dokument eingefügt werden. Leider ist diese Art der Unterschrift nicht rechtsgültig. In einem Streitfall vor Gericht hat sie keinen Bestand.
Sicherheit: Eine gescannte Unterschrift birgt das Risiko des Missbrauchs. Da sie leicht zu kopieren und in Dokumente einzufügen ist, können Dritte sie ohne große Hürden für unlautere Zwecke verwenden. Das Fehlen von eindeutigen Sicherheitsmerkmalen, wie sie beispielsweise bei digitalen Signaturen vorhanden sind, macht sie anfällig für Fälschungen. Jeder, der Zugriff auf eine solche Unterschrift hat, könnte sie potenziell in einem anderen Kontext verwenden, ohne dass der Inhaber der Unterschrift davon Kenntnis hat.
Rechtsgültigkeit: Die Rechtsprechung vieler Länder erkennt die gescannte Unterschrift nicht als rechtsgültig an. Das bedeutet, dass Dokumente, die mit einer solchen Unterschrift versehen sind, in einem juristischen Streitfall nicht den gleichen Stellenwert haben wie solche mit einer handschriftlichen oder digital signierten Unterschrift. Ohne eine bestätigende Authentizität kann sie bei rechtlichen Auseinandersetzungen als ungültig betrachtet werden.
Die Verwendung einer gescannten Unterschrift mag in einigen Situationen praktisch und kosteneffizient sein, es ist jedoch essenziell, die damit verbundenen Sicherheitsrisiken und rechtlichen Einschränkungen zu berücksichtigen. Bei wichtigen Dokumenten oder Verträgen empfiehlt es sich, auf sicherere und rechtlich anerkannte Unterschriftsmethoden zurückzugreifen.
Kosten für verschiedenen Stufen der digitalen Unterschrift
Es gibt drei Stufen der digitalen Signatur und viele verschiedene Anbieter mit sehr unterschiedlichen Preismodellen gibt, ist ein direkter Vergleich sehr schwierig. In der Tabelle findet ihr eine grobe Übersicht über die anfallenden Kosten pro Unterschrift.
| pro Unterschrift | Einfache elektronische Signatur | Fortgeschrittene elektronische Signatur | Qualifizierte elektronische Signatur |
| 2-Faktor Authentifizierung | – | 0,50 € | – |
| Hardware | – | – | Anbieterabhängig |
| Identifizierung | – | – | 7 – 13 € je nach Verfahren |
| Signaturkosten | – | – | ca. 1,50 € |
| Summe pro Unterschrift | 0 € | 0,50 € | bis zu 14,50 € |
Die Fünf Besten Tipps für Kostenoptimierung
Tipp 1: Effiziente Nutzung der digitalen Unterschriftenlösung
Da in der EU ca. 90% aller Dokumente mit der “Einfachen elektronischen Signatur” EES unterschieben werden dürfen, ist dies die kostengünstigste und gleichzeitig rechtssichere Lösung. Die restlichen 10% der Dokumente können mit der Fortgeschrittenen und Qualifizierten Unterschrift unterzeichnet werden.
Tipp 2: Skalierbare Pläne und Preisstrukturen wählen
Es ist wichtig bei der Auswahl eines Anbieters drauf zu achten, dass die Signaturlösung einfach zu erweitern bzw. flexibel den Unternehmenserfordernissen anpassbar ist. Hier solltest Du auf den unkomplizierten Einsatz von FES uns QES geachtet werden. Auch die Erweiterbarkeit der Lizenzen und Features solltest Du berücksichtigen und deinen Bedürfnissen entsprechend wählen können.
Tipp 3: Schulungen und Supportkosten berücksichtigen
Die reinen Anschaffungskosten sind nur ein Teil der Kosten. Du solltest immer auch die Schulungs- und Supportkosten im Blick haben. Je nach Anbieter kommen noch jährliche Wartungs- und einmalige Onboardingkosten an. Diese sind häufig nicht unerheblich und sollten bei einer SaaS-Lösung nicht extra berechnet werden.
Tipp 4: Integration mit bestehenden Systemen maximieren
Durch die Integration von tegolySIGN in Microsoft Teams profitieren Unternehmen von einer nahtlosen Arbeitsumgebung. Mitarbeiter können Dokumente direkt in der Plattform, in der sie bereits kommunizieren und zusammenarbeiten, signieren. Dies beseitigt den Bedarf, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu wechseln, was Zeit spart und das Risiko von Fehlern minimiert.
Die Vorteile dieser Integration sind klar:
- Einfachheit und Geschwindigkeit: Verträge, Berichte und andere Dokumente können direkt aus Teams heraus zur Unterschrift versendet und empfangen werden.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Teammitglieder können den Fortschritt der Dokumentenfreigabe und -unterzeichnung live verfolgen und umgehend handeln.
- Mobilität: Unabhängig vom Standort können Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen und diese unterzeichnen, was besonders in einer immer mobileren Arbeitswelt von Vorteil ist.
Die Integration in DATEV, das in Deutschland führende Software-System für Steuerberater, eröffnet dem Anwender auf einfach Weise Dokumente zur Unterschrift direkt aus DATEV zu versenden und diese dort nach Beendigung des Workflows wieder zu empfangen. Dies stellt eine wesentliche Vereinfachung der täglichen Arbeit dar:
- Optimierter Workflow: Rechnungen, Jahresabschlüsse und andere steuerrelevante Dokumente können direkt im DATEV-System zur digitalen Unterzeichnung versandt werden.
- Datensicherheit: Durch die sichere Cloudspeicherung von tegolySIGN in Deutschland und die eIDAS- und DSGVO-Konformität sind alle verarbeiteten Dokumente nicht nur sicher, sondern auch rechtlich abgesichert.
- Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle unterzeichneten Dokumente können direkt in DATEV archiviert werden, wodurch ein zentraler und organisierter Zugriff gewährleistet ist.
Die Integration von tegolySIGN in Microsoft Teams und DATEV ist daher nicht nur ein Mehrwert in puncto Digitalisierung, sondern auch ein entscheidender Vorteil im täglichen Geschäftsbetrieb. Es handelt sich um eine Lösung, die Unternehmen ermöglicht, effizienter und sicherer zu arbeiten, während sie gleichzeitig die Compliance sicherstellen.
Tipp 5: Langfristige Kosten-Nutzen-Analyse durchführen
Eine langfristige Kosten-Nutzen-Analyse (KNA) hilft Organisationen, Investitionen und Projekte objektiv zu bewerten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die KNA betrachtet sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte und zielt darauf ab, den Nutzen eines Projekts oder einer Investition im Verhältnis zu den damit verbundenen Kosten zu bestimmen.
Achte hierbei besonders auf die Folgekosten für z.B. die Unterschriften (FES, QES), jährliche Updatekosten oder für den Support. Dies können je nach Anbieter stark variieren. Wir als tegloySIGN stellen hier mit unserem übersichtlichem und günstigen Preismodell, ein SaaS-Lösung bereit, welche sich bereits nach einer Unterschrift pro Monat amortisiert hat. Mit unserem ROI-Kalkulator kannst Du sehr genau dein Einsparpotenzial berechnen.
Was kostet ein manueller / analoger Unterschriftenprozess
Die Kosten für einen manuellen oder analogen Unterschriftenprozess können variieren, abhängig von verschiedenen Faktoren wie der Anzahl der zu unterschreibenden Dokumente, dem Aufwand für die Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie den personellen Ressourcen, die für die Durchführung des Prozesses erforderlich sind.
Zu den direkten Kosten lassen sich Papier-, Druck- und Versandkosten für die Dokumente, sowie Kosten für die Lagerung und Archivierung der unterschriebenen Dokumente gehören, zählen. Zudem können indirekte Kosten wie Arbeitszeit für das Drucken, Ausfüllen, Unterschreiben und Weiterleiten der Dokumente sowie für die manuelle Erfassung von Informationen entstehen.
Der manuelle Prozess ist sehr komplex und zeitaufwendig, wie man an den nachfolgenden Arbeitsschritten sieht. Auch kann sehr viel Zeit vergehen bis ein Dokument vollständig unterschreiben ist, ganz zu schweigen davon, dass es auch verloren gehen kann.
Die Kosten für einen analogen Unterschriftenprozess sind hier einmal exemplarisch aufgeführt. In unserem Beispiel gehen wir von 1.200 Dokumenten aus, die einer Bearbeitungszeit von ca. 12 Minuten unterliegen (ca. 240 Stunden gesamt). Hier setzen sich die Kosten aus den Lohnkosten (ca. 20€ Stunde), Druck, Papier, Scannen, Briefumschlag und Porto, sowie ob es mehrere Unterzeichner eines Dokumentes gibt, zusammen. Kosten wie Beschaffung, Lagerung und Entsorgen, werden hier nicht berücksichtigt. Müssten also noch mit ca. 15-20% hinzugerechnet werden.
Hieraus ergibt sich, dass bereits ab zwei unterzeichneten Dokumenten pro Lizenz, sich der Einsatz von tegolySIGN, auch kostentechnisch, lohnt.
Eine enorme Ersparnis biete tegolySIGN den Nutzern, die ein größeres Aufkommen an Unterschriften haben. Hier ist das Potential riesig und bereits nach kürzester Zeit amortisiert sich die Investition.
Vergleich der Kosten: tegolySIGN vs. Wettbewerber
| tegolySIGN | DocuSign | Adobe Sign | |
| Lizenzgebühr pro Monat/Nutzer | 12 – 36 € | 33 – 62 € | 47 – 61 € |
| Onboarding | inklusive | auf Anfrage | auf Anfrage |
| Wartung/Telefon Support | inkusive | Aufpreis | Aufpreis |
| EES | unlimitiert | 100 Dokumente pro Lizenz | 150 Dokumente pro Lizenz |
| FES | 0,50 € ab der 11. FES (10 pro Nutzer/Monat inklusive) | Aufpreis (nur in Business Pro) | Aufpreis (auf Anfrage) |
| QES | Pay as you go (coming soon) | Aufpreis (auf Anfrage) | Aufpreis (auf Anfrage) |
Unsere Lösung zeichnet sich durch eine Reihe einzigartiger Funktionen und Mehrwerte aus, die sie von anderen am Markt erhältlichen Optionen abheben. Schau dir hier die Funktionen von tegolySIGN an.
Zunächst einmal bieten wir eine hochgradig personalisierbare Plattform an. Unsere Kunden können verschiedene Module und Funktionen auswählen und individuell an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Dadurch erhalten sie eine maßgeschneiderte Lösung, die perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Ein weiterer Mehrwert unserer Lösung ist die nahtlose Integration in Microsoft Teams und mit unserem Power Automate Connector können problemlos externen Anwendungen angebunden werden, um einen reibungslosen Dokumentenworkflow zu gewährleisten.
Darüber hinaus bieten wir einen herausragenden Kundenservice an. Unser Expertenteam steht unseren Kunden jederzeit zur Verfügung, um bei Fragen, Problemen oder Anpassungen zu helfen. Wir verstehen die Bedeutung einer zuverlässigen und schnellen Unterstützung und stellen sicher, dass unsere Kunden stets die bestmögliche Betreuung erhalten.
Abschließend bieten wir eine transparente Pricing-Struktur an. Unsere Preise sind fair und transparent, ohne versteckte Kosten oder Gebühren. Wir bieten flexible Zahlungsmodelle an, die unseren Kunden die Möglichkeit geben, ihre Ausgaben an ihre individuellen Anforderungen anzupassen.
Insgesamt bietet unsere Lösung einzigartige Funktionen und Mehrwerte, die unsere Kunden bei der Optimierung ihres Geschäfts unterstützen. Von der Personalisierung über die KI-Integration bis hin zum exzellenten Kundenservice und der transparenten Pricing-Struktur – wir garantieren, dass unsere Lösung den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht wird und ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft.
Fazit
Die digitale Transformation hat die Art und Weise, wie Unternehmen heute arbeiten, entscheidend verändert. Die Notwendigkeit digitaler Unterschriften ist deutlich erkennbar, und sie bietet nicht nur Effizienz und Nachhaltigkeit, sondern auch Rechtssicherheit. Während gescannte Unterschriften Sicherheitslücken aufweisen und rechtlich anfechtbar sind, gewährleisten digitale Unterschriftslösungen wie tegolySIGN Rechtsgültigkeit und Sicherheit.
Angesichts der raschen Implementierung, minimalen Schulungsaufwands und fehlenden Folgekosten ist tegolySIGN eindeutig die richtige Wahl für Unternehmen, die eine effektive und sichere digitale Unterschriftslösung suchen. Zögern Sie nicht! Nutzen Sie die Vorteile von tegolySIGN und machen Sie den ersten Schritt in Richtung einer sicheren und effizienten digitalen Arbeitsumgebung.
Strate noch heute mit der kostenlose Testversion und entscheide Dich für tegolySIGN. Es ist Zeit, den Papierkram hinter sich zu lassen und die digitale Revolution voll auszuschöpfen.
Nein, eine eingescannte Unterschrift ist in vielen Ländern nicht rechtsgültig. In einem juristischen Streitfall wird sie nicht den gleichen Stellenwert haben wie eine digitale Unterschrift.
Zu den versteckten Kosten gehören unter anderem Arbeitszeit für das Drucken, Ausfüllen und Weiterleiten von Dokumenten sowie Kosten für die Lagerung und Archivierung.
Es gibt drei Stufen der digitalen Signatur: Einfache elektronische Signatur, Fortgeschrittene elektronische Signatur und Qualifizierte elektronische Signatur. Die Kosten variieren je nach Stufe und können zwischen 0 € und bis zu 14,50 € pro Unterschrift liegen.
Für Unternehmen mit einem hohen Volumen an zu unterschreibenden Dokumenten können die Kostenersparnisse durch den Verzicht auf manuelle Prozesse und die effiziente Nutzung digitaler Signaturen erheblich sein. Die Investition in eine solche Lösung kann sich bereits nach kurzer Zeit amortisieren.
Nein, tegolySIGN bietet eine transparente Preisstruktur ohne versteckte Kosten oder Gebühren.
